A - Z
Die nachstehende Liste gibt einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen für häufig vorkommende
Arten von Unterlagen.
| A | |
| Abrechnungsunterlagen | |
| - allgemein | 6 |
| - mit Belegfunktion | 10 |
| Abschlagslisten, so weit Lohnbelege | 10 |
| Abtretungen, Unterlagen über | 6 |
| Akkordlisten, so weit Buchungsbelege | 10 |
| An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 6 |
| Anlagenverzeichnisse | 10 |
| Anlagevermögensbücher und Karteien | 10 |
| Anstellungsverträge | 6 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
| Anwesenheitslisten, so weit für die Lohnbuchhaltung erforderlich | 6 |
| Arbeitslosenversicherungsunterlagen | 6 |
| Auftragsunterlagen (allgemein) | 6 |
| Auftragszettel mit Belegfunktion | 10 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 |
| (Erklärungen, Anträge, Bescheide, Nachweise für Umsatzsteuer) | |
| Auszahlungsbelege, so weit Buchungsbelege | 10 |
| B | |
| Bankauszüge | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Beitragsabrechnungen für Sozialversicherungen, so weit Buchungsbelege | 10 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Bestellungen (einschließlich vorangegangenes Angebot) | 6 |
| Betriebskostenrechnungen, so weit für Inventarbewertung relevant | 10 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen, Bilanzanlagen | 10 |
| Bilanzunterlagen (ohne Bücher und Inventare) | 6 |
| Buchhaltungsbelege (Haupt- und Nebenbelege) | 10 |
| Buchungsanweisungen (allgemeine; für einzelne Fälle) | 10 |
| Bürgschaftsunterlagen | 6 |
| C | |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 10 |
| Cpd-Konto (Konto pro Diverse) | 10 |
| D | |
| Darlehensunterlagen | 6 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 |
| Debitorenbuchhaltung | 10 |
| Depotbücher, -belege | 10 |
| Dokumentation der EDV-Buchführung (Programm, System) | 10 |
| Dubiosen-Unterlagen (z.B. Auskünfte, Mahnungen) | 6 |
| E | |
| EDV-Unterlagen, so weit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 |
| Effektenankaufs-, -verkaufsabrechnungen | 10 |
| Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege) | 6 |
| Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher | 10 |
| Einnahmeüberschussrechnungen | 10 |
| Eröffnungsanträge für Bankkonten, Depots | 6 |
| Eröffnungsbilanz | 10 |
| Essenmarkenabrechnungen | 10 |
| F | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Finanzpläne, -vorschauen, statistische Finanzberichte | -- |
| Frachtunterlagen (Frachtbriefe, Abrechnungen) | 6 |
| Fremdenbuch im Hotelgewerbe | 10 |
| G | |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen, so weit Inventar) | 10 |
| Gehaltsabrechnungen, -bücher, -belege, -journale, -listen (so weit Buchungsunterlagen) | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe | 6 |
| Geschäftsbücher | 10 |
| Gesellschaftsversammlungen, -beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen | 10 |
| Getränkekarten | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung) | 10 |
| Grundbücher (Journale) | 10 |
| Grundstücksverzeichnis | 10 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 |
| H | |
| Handelsbriefe | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregister- und Grundbuchauszüge, so weit nicht Bilanzunterlagen | 6 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 |
| Hauptbücher, -karteien | 10 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 |
| I | |
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 |
| Inventuranweisungen | 10 |
| Investitionszulage (Nachweise) | 6 |
| J | |
| Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen) | 10 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 6 |
| Journale (Haupt-, Grundbücher) | 10 |
| K | |
| Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen (so weit steuer- und handelsrechtlich relevant) | 6 |
| Kassenabrechnungen, -belege, -bücher, -berichte mit Kassenbuchfunktion | 10 |
| Kommissionsauftrags- und Abrechnungsunterlagen | 6 |
| Kommissionslisten, so weit Inventar | 10 |
| Kontenpläne/Kontenregister | 10 |
| Kontierungsbelege | 10 |
| Kontokorrentbücher, -kontenkarten | 10 |
| Konzernabschluss | 10 |
| Kostenträgerrechnungen | 6 |
| Kostenvoranschläge | 6 |
| Krankenversicherungsunterlagen | 6 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 |
| Kreditunterlagen | 6 |
| L | |
| Lageberichte | 10 |
| Lagerbücher, Lagerkarteien (für Bestandsaufnahmen und Buchungsunterlagen) | 10 |
| Lastschriftunterlagen | 10 |
| Lieferscheine, so weit Buchungsbeleg | 10 |
| Lizenzunterlagen | 6 |
| Lochkarten mit Beleg/Kontenfunktion | 10 |
| Lohnabrechnungen, -belege, -bücher, -listen, -quittungen, Freistellungsbescheinigungen | 6 |
| Lohnsteuerkonten für Mitarbeiter | 6 |
| M | |
| Mahnvorgänge | 6 |
| Mietunterlagen | 6 |
| N | |
| Nebenbelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| O | |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 |
| P | |
| Pachtunterlagen | 6 |
| Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents | 6 |
| Pensionskassenunterlagen | 6 |
| Personalunterlagen | |
| - so weit Lohnunterlagen - siehe oben(siehe: Arbeitslosen-, Kranken-, Sozialversicherungsunterlagen) | |
| - andere Unterlagen - siehe unten: Personalunterlagen | |
| - so weit Versicherungsunterlagen | 6 |
| Pfändungsunterlagen | 6 |
| Portokassenbücher, so weit Belegfunktion | 10 |
| Postgiroauszüge und belege, so weit Buchungsbelege | 10 |
| Prämienunterlagen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Preislisten, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Q | |
| Quittungen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| R | |
| Rechnungen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Rechnungseingangsbücher mit Grundbuchfunktion | 10 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen nach Verfahrensabschluss | 6 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen, Unterlagen über | 10 |
| S | |
| Saldenbestätigung, so weit Handelsbrief | 6 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Saldenlisten, so weit Jahresabschlussunterlagen | 10 |
| Schadensunterlagen | 6 |
| Scheck- und Wechselunterlagen, so weit Buchungsunterlagen (Belege, Belegblätter, -listen, -einzugsaufträge, -versandverzeichnisse usw.) | 10 |
| Schriftwechsel, Handelsbriefe | 6 |
| Skontolisten, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Sozialversicherungsunterlagen (allgemein) | 6 |
| Speisekarten | 10 |
| Spendenbescheide | 6 |
| Steuerunterlagen (allgemein, außer Buchungsbelege) | 6 |
| T | |
| Teilzahlungsunterlagen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Telefonkostenunterlagen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| U | |
| Überstundenlisten und meldungen, so weit Lohnbelege | 10 |
| Umsatzsteuerunterlagen | 6 |
| Ursprungszeugnisse | 6 |
| V | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 6 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 |
| Versicherungsunterlagen (allgemein) | 6 |
| Versorgungsunterlagen, so weit Buchungsunterlagen | 10 |
| Verträge, Vertragsunterlagen, so weit handels- und steuerrechtlich relevant | 6 |
| Vertreterunterlagen 6 | |
| W | |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 |
| Warenbestandsaufnahmen | 10 |
| Wechsel, eingelöste | 10 |
| Wertpapierankaufs-/-verkaufsunterlagen | 10 |
| Z | |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zahlungsbelege | 10 |
| Zessionen, Unterlagen über | 6 |
| Zinsrechnungen | 10 |
| Zollbelege und unterlagen | 6 |
| Zwischenbilanzen, Halbjahresbilanzen | -- |
QUELLE: IHK 09-04
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